GmailにあるLabsという機能とは

GmailにLabsという機能があるのをご存知ですか？
Labsとは、Gmail用に開発中の新機能をβ版としてユーザーに公開するものです。
このLabsにはいろいろな機能を追加するものがあるのですが、
その中でも実用的でGmailが便利になる5つの機能を紹介したいと思います。

Gmailでぜひ設定したい便利な5つの追加機能

送信取り消し

送信ボタンを押してから「しまった！間違えた！」ということは往々にしてあります。
そういったときに便利なのが送信取り消し機能です。
この機能を設定しておくと、メールを送信した後に下の画面の様に送信を取り消すチャンスを与えてくれます。だいたい5秒ぐらいでしょうか。
宛先を間違えてしまったとか、作成途中に誤って送信ボタンを押してしまったとか、
そういった時にとても助けられる機能です。

未読メッセージ アイコン

ブラウザでGmailをタブで開いたまま仕事や作業をすることがあると思います。
しかし、新たな受信をしても、或いは未読メールがあったとしてもなかなか気づかないのが現状です。
この未読メッセージアイコンを設定しておくとタブに表示されるアイコン(ファビコン)に未読の件数を表示してくれます。
するといつでも一目で確認ができて便利ですね。

既読ボタン

色々なメールを受信している中で、タイトルのみで読んだことにできるメールがあると思います。
しかしデフォルトの設定だと内容を一回開かないと既読となりませんでした。
そこで既読ボタン機能を設定すると上部メニューに「既読にする」というボタンが表れ
いちいち本文を開かなくても既読にすることができるようになります。

送信 & アーカイブ

Gmailにはアーカイブ機能があるので、受信トレイがいっぱいにならないよう適宜アーカイブに移動をされている方も多いと思います。
とくに要対応・要返信なものを受信トレイに、完了したものは全てアーカイブへという方法を取られている方もいらっしゃるのではないでしょうか。
送信＆アーカイブ機能を設定すると「送信」とは別に「送信＆アーカイブ」というボタンが表示されます。
このボタンを使用して送信するとワンアクションでアーカイブまでできるというものです。

常に全員に返信

Ccに関連する人を含めてメールのやりとりをすることも多くあると思いますが、
返信をするときにCcを含めるのを忘れてしまうことがよくあります。
それは「返信」ボタンを使用すると送信者のみ宛先に含まれることになるからなんですが、
常に全員に返信機能を設定することによって、「返信」ボタンが「全員に返信」ボタンに変更され
Ccに含まれていた宛先はそのままCcに含めて返信することができるようになります。
もちろんデフォルトでもプルダウンで「全員に返信」が選択できたのですが、
Ccを多用する場合はデフォルトを「返信」ではなく「全員に返信」にしておいた方が便利なんじゃないでしょうか。

いかがでしたでしょうか？

知らなくても特別困らないけど、知っていることでより効率的により便利にGmailを利用することができます。ぜひ設定されてみてはいかがでしょうか。

ちなみに酒に酔っていないか確認するための酒気帯びテストという機能もありますよ。

年始や月初に目標を立てる機会があると思います。
そこで目標についてちょっと纏めてみました。

目標とは

「目的」の話もよくビジネス書等で話が出てきます。
「目的」「ゴール」「目標」と似たような言葉ですが、

「目標」とは、「目的」を達成するための「ゴール」までの道標（みちしるべ）

と私は考えています。

カーナビで例えると、目的地（ゴール）までの経由地が「目標」のようなものかなって。

「目的」　おいしいリンゴが食べたい（食べるため）
「ゴール」長野県松本市のリンゴ農園でおいしいリンゴを5個買おう
「目標」　11時までに山梨県甲府市を通過する

目標の「標」の字は標識の「標」の字ですからねw
ゴールまでの道筋を間違わないために立てるものだと考えてます。

目標を立てる時に気をつけたいたった1つのポイント

「振り返ったときに達成したか未達成だったかを判断できるように」をずばり気にしています。

「道しるべを標す」為に目標設定をしているわけですが、
その道しるべ通りに事が進んでいるかどうか「振り返り」をする必要があります。

つまり、ある期間で「○○ができるように頑張る」という目指すものを明確にする意味もありますが、
ある一定の期間が終わったときに目標と実際の自分を比べて
「ちゃんと達成できたかな？」「なんで達成できたのかな？」「どうしたら達成できたのかな？」って振り返り自分の成長につなげたいからです。

そんなときに「達成したか未達成だったかよくわからない」だと振り返るときも困ってしまうので、
目標を立てるときは「振り返ったときに達成したか未達成だったかを判断できるように」を気にしています。

これを「定量的に（数字で表す）」と言っています。

つまり、判断基準となる数字を目標に入れると振り返りがしやすいというお話です。

ちなみに、振り返りは達成しても未達成でも必ず行うようにしています。

新入社員がまず覚えるべき「報・連・相」

報・連・相、報・連・相とよく言われますが、
報・連・相に関係する点で、私が社会人になりたてだったころ教わったことがありますので、この場を借りて共有させていただければと思います。

というか、改めて明文化して自分に言い聞かせる意味の方が強いかもしれません。。。笑

TEAR　指示受けの4つのポイント

T　Take memo　メモをとる

上司や先輩から呼ばれたときは何らかの指示を受けるものと考え、メモの用意をするとベターです。
少し複雑な指示を上司がしたら、それを正確に記憶し、遂行できないおそれがあります。

E　Expect　相手の期待水準を確認する

上司が自分に出している指示は、
最終的にどのような地点に到達すれば遂行されたと考えられるか、
どのような結果を出すことを目的としているのかを明らかにする必要があります。

A　Ask　質問をする

相手の期待水準や業務の手順など、質問をしてしっかりと確認をします。
支持者の話を理解したふりをしたり、知ったかぶりをして聞き流したりしてしまうと、あとでたいへんなことになります。

R　Repeat　復唱する

復唱という行動には、
ただ単に相手の指示の内容を確認するということだけではなく、
指示者に対して自分がその指示を正しく受け止めた、
ということをわかってもらう、安心してもらうという狙いがあります。
なので、リピートのタイミングは必ずしも指示のすべてが終了してからでなくてもいいかもしれません。

TALK　報告の4つのポイント

T　Timelyに報告する

タイムリーに中間報告や経過報告を行うことで、
仕事が完成していなくても、上司はその進捗状況を理解することができ、
業務の完成を待たずとも、それに基づいたさまざまな行動を起こすことができるようになります。

A　Alarm（警告）を発する

指示された仕事がどうも指示者の期待通りに終わりそうにない、と思われる時、アラームを発する、警鐘を鳴らすという意味です。
支援や補助、指導を要請するアラームもあれば、仕事のやり方や方針を変えるべきではないかというアラーム、または、単に業務が終わりそうにないときの報告に近いようなアラームがあります。
アラームは早く鳴らせば鳴らすほどその分対処の余地がのこります。
納期ぎりぎりになってそのような報告をするようでは…

L　要求されたLevelで報告する

指示されたことよりもはるかに詳しく、ていねいな仕事をして、それを報告する人もいますが、
そのような仕事の仕方は時間の無駄を生みやすく、「このことをする時間があったら、他にしてもらいたいことがあったのに」ということになりかねません。
指示者が期待するレベルがどの程度のものなのか正確に把握し、それに合ったレベルの業務遂行をし、報告をすることが大切です。
（とはいっても＋αは求められますが。。。）

K　Ketsuron（結論）から報告する

指示者が知りたいのは、その業務の結論であって経過ではありません。
結論を聞いたあとで、もし必要があれば、仕事の経過を聞くこともあるでしょう。
特に悪い報告をする時はなおさらです。
叱られるのを避けるために、言い訳から話はじめたり、その結果に至った理由から話を始めたくなるものです。
しかし、言い訳や理由から話しはじめるのはむしろ逆効果です。

いかがでしたでしょうか？

今回は２つのみの紹介ですが、
他にも「HIROEN　業務分解の視点」、「PAIR　計画的行動のステップ」、さらには「SWEAR　周囲に好印象を与えるためのチェックポイント」なんかも教わりました。

これらはあくまで覚えやすいようにと語呂合わせされたものですが、
今回紹介した２つは特に重要性が伝わりやすい部分ではないでしょうか。

仕事の仕方として本当に基礎の基礎かもしれませんが、
基礎ができずにそれ以上のことはできないと思います。

なおこれらの考え方はこちらの書籍にも紹介されています。

DIPS(ディップス)実践による学生が(を)ビジネスマンになる(する)ための本 小林 忠嗣 ダイヤモンド社 1994-03 売り上げランキング : 73574 Amazonで詳しく見る by G-Tools