新入社員が覚えるべき指示受けと報告に関する各4つのポイント

新入社員がまず覚えるべき「報・連・相」

報・連・相、報・連・相とよく言われますが、
報・連・相に関係する点で、私が社会人になりたてだったころ教わったことがありますので、この場を借りて共有させていただければと思います。

というか、改めて明文化して自分に言い聞かせる意味の方が強いかもしれません。。。笑

TEAR　指示受けの4つのポイント

T　Take memo　メモをとる

上司や先輩から呼ばれたときは何らかの指示を受けるものと考え、メモの用意をするとベターです。
少し複雑な指示を上司がしたら、それを正確に記憶し、遂行できないおそれがあります。

E　Expect　相手の期待水準を確認する

上司が自分に出している指示は、
最終的にどのような地点に到達すれば遂行されたと考えられるか、
どのような結果を出すことを目的としているのかを明らかにする必要があります。

A　Ask　質問をする

相手の期待水準や業務の手順など、質問をしてしっかりと確認をします。
支持者の話を理解したふりをしたり、知ったかぶりをして聞き流したりしてしまうと、あとでたいへんなことになります。

R　Repeat　復唱する

復唱という行動には、
ただ単に相手の指示の内容を確認するということだけではなく、
指示者に対して自分がその指示を正しく受け止めた、
ということをわかってもらう、安心してもらうという狙いがあります。
なので、リピートのタイミングは必ずしも指示のすべてが終了してからでなくてもいいかもしれません。

TALK　報告の4つのポイント

T　Timelyに報告する

タイムリーに中間報告や経過報告を行うことで、
仕事が完成していなくても、上司はその進捗状況を理解することができ、
業務の完成を待たずとも、それに基づいたさまざまな行動を起こすことができるようになります。

A　Alarm（警告）を発する

指示された仕事がどうも指示者の期待通りに終わりそうにない、と思われる時、アラームを発する、警鐘を鳴らすという意味です。
支援や補助、指導を要請するアラームもあれば、仕事のやり方や方針を変えるべきではないかというアラーム、または、単に業務が終わりそうにないときの報告に近いようなアラームがあります。
アラームは早く鳴らせば鳴らすほどその分対処の余地がのこります。
納期ぎりぎりになってそのような報告をするようでは…

L　要求されたLevelで報告する

指示されたことよりもはるかに詳しく、ていねいな仕事をして、それを報告する人もいますが、
そのような仕事の仕方は時間の無駄を生みやすく、「このことをする時間があったら、他にしてもらいたいことがあったのに」ということになりかねません。
指示者が期待するレベルがどの程度のものなのか正確に把握し、それに合ったレベルの業務遂行をし、報告をすることが大切です。
（とはいっても＋αは求められますが。。。）

K　Ketsuron（結論）から報告する

指示者が知りたいのは、その業務の結論であって経過ではありません。
結論を聞いたあとで、もし必要があれば、仕事の経過を聞くこともあるでしょう。
特に悪い報告をする時はなおさらです。
叱られるのを避けるために、言い訳から話はじめたり、その結果に至った理由から話を始めたくなるものです。
しかし、言い訳や理由から話しはじめるのはむしろ逆効果です。

いかがでしたでしょうか？

今回は２つのみの紹介ですが、
他にも「HIROEN　業務分解の視点」、「PAIR　計画的行動のステップ」、さらには「SWEAR　周囲に好印象を与えるためのチェックポイント」なんかも教わりました。

これらはあくまで覚えやすいようにと語呂合わせされたものですが、
今回紹介した２つは特に重要性が伝わりやすい部分ではないでしょうか。

仕事の仕方として本当に基礎の基礎かもしれませんが、
基礎ができずにそれ以上のことはできないと思います。

なおこれらの考え方はこちらの書籍にも紹介されています。

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